Une importante société foncière a souhaité numériser ses archives afin de faciliter la constitution de data rooms immeubles.

Actions:

Herdia est intervenu pour analyser l’existant (état des archives, processus de gestion documentaire, plan de classement) et proposer une trajectoire et un budget pour le projet (étude de cadrage).

Résultats:

Le projet tel que défini par herdia a été validé par le Comité de Direction.

Suite à nos recommandations dans le cadre d’un schéma directeur, la filiale immobilière d’un grand assureur nous a confié le cadrage et la mise en oeuvre de leur plan global de dématérialisation.

Actions:

• Rédaction du cahier des charges
• Pilotage du processus d’appel d’offres
• Comparaison des offres (dépouillement, démonstrations, soutenances)
• Pilotage du projet de mise en place de Easy Folder, en lien avec le projet Salesforce
• Définition des paramétrages (plan de classement en particulier) et recette Conduite du changement

Résultats:

Notre action a permis la mise en place d’un fonds documentaire sécurisé et facilement accessible par les équipes opérationnelles de tous les niveaux de la chaine de valeur.

Pour sécuriser la documentation, réduire le temps de production des data rooms et améliorer les échanges entre services, la direction immobilière d’un groupe d’assurance a décidé de mettre en place un système d’archivage électronique.

Actions:

• Rédaction du cahier des chargesPilotage du processus d’appel d’offres en lien avec les achats groupe
• Comparaison des offres (dépouillement, démonstrations, soutenances) et rédaction de la note de synthèse
• Revue des processus de travail
• Pilotage du projet
• Conduite du changement

Résultats:

Notre action a permis de diviser par 4 le délai de constitution des data rooms sans solliciter dans l’urgence les équipes de gestion, d’améliorer la maîtrise et la sécurisation de la documentation et de rendre facilement accessible la documentation utile au travail des équipes opérationnelles.