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Expert dématérialisation
Toutes les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026. Leur émission sera généralisée au plus tard au 1er septembre 2027 pour les PME et TPE. Cette réforme de la facturation électronique apporte un certain nombre d’avantages. Elle permet notamment de réaliser des économies considérables.
Cette transition entrainera la réduction des coûts associés à la production, à l’envoi, au stockage et à la gestion des factures. De plus, en éliminant la nécessité de traiter manuellement les données, la facturation électronique réduit les coûts de main-d’œuvre et minimise les erreurs liées à la saisie manuelle. Les entreprises peuvent également économiser sur les frais d’archivage et de stockage de documents papier, tout en contribuant à la préservation de l’environnement.
Attardons-nous sur ce dernier point pour envisager les impacts réels sur l’environnement et, par là-même, sur votre stratégie RSE (Responsabilité Sociale de l’Entreprise).
À l’échelle mondiale, environ 70 % des factures sont encore émises au format papier, engendrant une consommation accrue de ressources naturelles et des émissions de CO2 importantes. Si l’impact environnemental précis de la facturation papier demeure méconnu, il n’en est pas moins important :
Pour donner un exemple concret, la réception de 20.000 factures par an par une entreprise équivaut à l’abattage de 96 arbres, à la consommation de 300 tonnes d’eau, et à la production de 24 tonnes de CO2.
Outre la réduction de la consommation de papier, d’eau et d’énergie des études récentes démontrent que le passage à la facturation électronique peut réduire les émissions de CO2 d’environ 36 %. Pour les entreprises, au-delà d’une obligation réglementaire, passer à la facturation électronique c’est aussi s’engager dans une démarche responsable en faveur de leur politique RSE.
La dématérialisation des factures, rendue possible avec l’émergence des technologies comme la LAD (lecture automatique de documents), la RAD (reconnaissance automatique de documents) et l’OCR (reconnaissance optique de caractères), a surtout permis aux entreprises d’améliorer la productivité de leurs équipes.
Une facture dématérialisée (document au format PDF) envoyée par email ou mise à disposition en ligne a, elle aussi, un coût environnemental. Et contrairement à ce qu’on pourrait penser, l’envoi d’une facture papier et l’envoi du même document par e-mail ont des impacts similaires, dès lors qu’un stockage numérique est intégré dans le calcul. De plus, la réglementation impose un archivage des factures pendant 10 ans. Sans oublier les sauvegardes opérées de leur côté par les clients, qui doublent celles déjà effectuées par les fournisseurs : les besoins de stockage et leurs impacts en matière d’émission de Gaz à Effet de Serre (GES) s’en trouvent ainsi démultipliés. Un biais que gommera la facturation électronique en généralisant l’échange et le partage de données et non plus uniquement celui d’un document.
Le saviez-vous ? Envoyer un email comprenant une pièce jointe de 1 MB revient à générer la même quantité de gaz à effet de serre (GES) que celle causée par la production d’un sac en plastique.
Le choix de la solution de dématérialisation des factures dépend du volume de factures généré annuellement par l’entreprise. Plusieurs options sont disponibles pour les TPE et PME en fonction de leurs besoins :
Quoi qu’il en soit il est fortement recommandé de se préparer à la facture électronique dès à présent. Si la plupart des entreprises retardent cette transition, les prestataires pourraient se retrouver dépassés par la demande à l’approche des échéances réglementaires. Ce qui pourrait s’avérer complexe pour les entreprises générant un grand nombre de factures.
Pour lancer cette démarche, la première étape consiste à réaliser un inventaire des flux de factures et à les cartographier. En se basant sur cette analyse, il sera possible de définir la stratégie la plus adaptée : émettre directement les factures depuis votre logiciel de gestion (en choisissant une plateforme de dématérialisation le cas échéant) ou passer par un tiers (expert-comptable, opérateurs de dématérialisation). Quelle que soit la décision, il restera possible de choisir un fournisseur en tenant compte de critères environnementaux, tels que des labels ou le lieu d’hébergement de ses data-centers, voir de sa politique RSE.
En conclusion, entamer au plus tôt votre transition vers la facturation électronique vous permettra non seulement d’être conforme en septembre 2026, mais aussi de promouvoir une gestion plus durable des ressources et de réduire l’empreinte carbone de vos activités économiques.
Sources :